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Welcome / स्वागत
यह दस्तावेज़ आपकी सोसाइटी ERP को चरणबद्ध तरीके से चालू करने के लिए है। बाएँ अंग्रेज़ी कदम, पीले बॉक्स में हिंदी सार। अंत में मुद्रण योग्य जाँच सूची है — प्रिंट करके MC मीटिंग में भरें।
How to use this guide
- Follow phases 1 → 7 in order (skip modules you did not license).
- Yellow boxes = Hindi summary for your whole team.
- Print checklists or use the checklist section at the end.
- Interactive wizards: open
interactive/client-setup.htmlin a browser.
One correct setup — years of smooth operations.
Portals & demo logins
सोसाइटी कर्मी केवल erp URL पर लॉगिन करें। Creataum टीम admin / crm / support पर। गलत URL = लॉगिन नहीं होगा।
| Portal | Demo URL | Who |
|---|---|---|
| Society ERP | erp.localhost | MC, secretary, treasurer, guard |
| Super Admin | admin.localhost | Creataum only |
| CRM | crm.localhost | Sales |
| Support | support.localhost | Creataum support |
Demo password (local): password — see tech doc 14.
Phase 1 — Foundation / चरण 1 — आधार
पहले साइट और हर फ्लैट (यूनिट) दर्ज करें। बिना इसके बिल या निवासी ऐप पूर्ण नहीं। बड़ी सोसाइटी CSV/ZIP से आयात कर सकती है।
- Society setup → Sites → Create — society name, city, site code (e.g.
main). - Units — tower, unit no., area (sq ft), type, occupancy. Bulk: Setup → Onboarding import.
- Community → Resident profiles — link owners; needed for app & visitors.
Checkpoint: Unit count = society register.
Phase 2 — People & access / चरण 2
हर पद के लिए अलग यूज़र और role: सचिव, कोषाध्यक्ष, ऑफिस स्टाफ, गार्ड। गार्ड को केवल गेट अधिकार — बिलिंग नहीं।
- Committee & staff access → Create — secretary, treasurer, staff roles.
- Guards: role
tenant-guard, one login per gate device. - Optional: RBAC access groups for sub-committees.
Checkpoint: Secretary & treasurer see correct menus.
Phase 3 — Security & gate / चरण 3
गेट बनाएँ, वाहन पास दर्ज करें, विज़िटर QR टेस्ट करें। गार्ड को हाथों-हाथ ट्रेनिंग दें — IN और OUT दोनों।
- Security → Gates
- Vehicle passes — resident vehicles, RFID optional
- Configuration → Gate pass settings
- Test visitor: pre-approve → guard scan IN → OUT
- Cameras + live monitor (if licensed)
Phase 4 — Operations / चरण 4
शिकायत (हैल्पडेस्क) सेट करें। फ्लीट और यूटिलिटी केवल लाइसेंस हो तो।
- Helpdesk — categories, assign staff, test ticket
- Fleet vehicles / trips (MOD-FLT-001)
- Utility meters (if licensed)
- Violations, concierge, vendor visits as needed
Phase 5 — Finance / चरण 5 — वित्त
कोषाध्यक्ष इस चरण के मालिक हैं: बिलिंग शीर्ष, नियम, पहला मेंटेनेंस बिल, भुगतान दर्ज, कैश बुक। GL/Tally लाइसेंस पर।
- Billing heads — maintenance, sinking fund, water, penalty…
- Billing rules — per sq ft / flat
- Billing calendar — due dates
- Generate maintenance invoices
- Payment intimations — record cheques/UPI
- Cash book opening · GL / Tally if licensed
Phase 6 — Optional modules / चरण 6
केवल खरीदे गए मॉड्यूल सेट करें — क्लब, पार्किंग, पेरोल, NOC, खरीद।
| Module | Start here |
|---|---|
| Amenities | Classes → Amenities → Slots → Bookings |
| Parking | Zones → Slots → Allocations |
| Payroll | Payroll profiles → Run → Payslips |
| Governance | Notices, meetings, NOC, legal vault |
| Procurement | Vendors, inventory, PO |
Phase 7 — Go-live / चरण 7 — गो-लाइव
डैशबोर्ड पर महत्वपूर्ण आँकड़े लगाएँ। SMS/ईमेल टेम्पलेट जाँचें। MC गो-लाइव पर हस्ताक्षर — Creataum सपोर्ट का नंबर सबको दें।
- Home → Configure dashboard widgets
- Notification templates
- Inform residents — app / notice
- MC + Creataum implementation sign-off
Role quick reference / भूमिका
MC Admin / अध्यक्ष पैनल
Full setup, modules, users, dashboardSecretary / सचिव
नोटिस, मीटिंग, विज़िटर, NOCTreasurer / कोषाध्यक्ष
बिल, कैश बुक, GL, TallyGuard / गार्ड
केवल गेट — बिलिंग नहींSales & Creataum team (summary)
बिक्री: CRM में क्लाइंट → कोटेशन → जीतने पर Admin में टेनेंट। सपोर्ट: ERP एक्सेस ऑडिट के साथ। क्लाइंट को यह PDF और सेटअप विज़ार्ड दें।
| Step | Portal | Action |
|---|---|---|
| A | CRM | Create client + quotation (GST) |
| B | Super Admin | Tenant + modules + MC admin user |
| C–G | ERP | Phases 1–7 + training sessions |
Printable checklists / मुद्रण योग्य सूची
अगले पृष्ठों पर प्रत्येक चरण की जाँच सूची है — प्रिंट करें, टिक करें, हस्ताक्षर करें, सोसाइटी फाइल में रखें।
Or open separately: checklists/all-phases-checklist.html